Herr Messing erläutert die Ausführungen in der Sitzungsvorlage.

 

Bzgl. der Änderung der Öffnungszeiten erkundigt sich Frau Rawe, warum gerade mittwochs die Büros der Verwaltung für den Publikumsverkehr geschlossen bleiben sollen.

 

Verwaltungsseitig wird ausgeführt, dass man sich dabei an Nachbarkommunen orientiert habe und dienstags und donnerstags Sitzungstage seien. Außerdem hätten Mitarbeiter den Mittwoch aufgrund der Kundenfrequenz favorisiert.

 

Herr Lennertz hebt hervor, dass die Öffnungszeiten immer noch sehr bürgernah seien.

 

Herr Walbaum hält einheitliche Öffnungszeiten für wichtig. Zudem sei es gut, dass Mitarbeiter mit entschieden hätten und der Mittwochnachmittag zum Abfeiern von Überstunden genutzt werden könne.  

 

Herr Rampe hält den Mittwochnachmittag für geeignet. Aus eigener Erfahrung wisse er, dass die Bürger gerade nach dem Wochenende montags und dienstags ihre Anliegen erledigen wollten.

 

Herr Geuking fragt nach, warum mittags das Foyer und die Touristinformation eine halbe Stunde vor den Büros der Verwaltung öffne.

 

Frau Dirks erläutert, dass die zuständigen Mitarbeiterinnen darauf hingewiesen hätten, dass vor allem in den Sommermonaten viele Touristen in der Mittagszeit die Touristinformation aufsuchen.

 

Zu den punktuellen Neueinstellungen erkundigt sich Herr Ahlers, ob im Bereich IT eine Zusammenarbeit mit den Nachbarkommunen möglich sei.

 

Herr Messing führt aus, dass die Kommunen sehr unterschiedlich strukturiert seien. Punktuell sei eine Zusammenarbeit ggf. möglich, in Gänze aber nicht. Es werde aber versucht, möglichst einheitliche Level einzuführen, damit an anderer Stelle die interkommunale Zusammenarbeit funktioniere.

 

Frau Dirks erläutert, dass die zusätzliche Stelle im Bereich der EDV unbedingt erforderlich ist. Diese Stelle müsse aber noch in den Stellenplan aufgenommen werden.

 

Herr Messing geht davon aus, dass der Haushaltsplan einschl. Stellenplan noch in 2018 beschlossen wird. Das Einverständnis der Ratsmitglieder voraussetzend wolle er die Stelle noch in diesem Jahr ausschreiben.

 

Herr Dr. Meyring wirft ein, dass ihm die heutige Vorlage für eine vorgezogene Ausschreibung zu dürftig sei. Über die Stelle müsse der HFA noch einmal gesondert beraten.

 

Herr Messing weist darauf hin, dass es sich heute um grundsätzliche Informationen handele und selbstverständlich noch eine ausführliche Sitzungsvorlage vorgelegt werde.

 

Herr Rampe spricht sich unter Hinweis auf die im Gegensatz zu früher nicht mehr so zahlreichen Potentiale für eine rechtzeitige Ausschreibung aus.

 

 

Zur Verbesserung der räumlichen Situation im historischen Rathaus möchte Herr Dr. Meyring, dass zum geplanten Ausbau des 4. Obergeschosses Alternativen vorgelegt werden.

 

Frau Mollenhauer erinnert daran, dass bei den damaligen Überlegungen zur Unterbringung des Sozialamtes gesagt wurde, dass der Ausbau des 4. Obergeschosses zu teuer sei.

 

Frau Dirks stellt richtig, dass das 4. Obergeschoss für das Sozialamt nicht ausgereicht hätte. Dort könnten nur zwei Büros und ein Besprechungs- und Sozialraum eingerichtet werden. Und selbst wenn dort ein Besprechungs- und Sozialraum eingerichtet würde, sei man räumlich immer noch sehr eng aufgestellt.

 

Herr Walbaum äußert, dass er sich eine Arbeit ohne Besprechungsraum gar nicht vorstellen könne. Dieser müsse auch mit entsprechender Technik ausgestattet werden. Gut sei es, dass trotz anfänglicher Widerstände der Aufzug bis ins 4. Obergeschoss gehe. Er hoffe, dass künftig auch ein(e) mobilitätseingeschränkte(r) Auszubildende(r) eingestellt werde.

 

Herr Lennertz erkundigt sich nach dem Stand der Planungen für das 4. OG. Er könne sich schwer vorstellen, dass neben der Vielzahl von anstehenden Projekten noch zusätzlich der Umbau angegangen werden kann.

 

Herr Mollenhauer führt aus, dass im Zusammenhang mit der Aufzug-Planung eine Machbarkeitsstudie erstellt worden sei. Weitere konkrete Planungen gebe es noch nicht.

 

Herrn Lennertz wird auf Nachfrage die Überlassung der Machbarkeitsstudie zugesagt.

 

Herr Ahlers erkundigt sich, ob von Mitarbeitern der Wunsch nach home-office geäußert worden sei.

 

Verwaltungsseitig wird mitgeteilt, dass das Modell zwar angeboten, aber nicht favorisiert werde. Eine Mitarbeiterin habe jahrelang von zu Hause aus gearbeitet, sei inzwischen aber wieder im Rathaus tätig.

 

Frau Mollenhauer hält es für wichtig, auf lange Sicht zu planen.

 

 

Zur gezielten Personalentwicklung führt Frau Dirks aus, dass verstärkt ausgebildet werde, da in den nächsten Jahren viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen altersbedingt ausscheiden werden. Aber es sei nicht so einfach, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auch zu halten, weil die Bezahlung nicht so attraktiv sei.

 

Organisationsgutachten des Bauhofes

Frau Dirks berichtet, dass auch seitens der Mitarbeiter des Bauhofes der Wunsch nach einer Organisationsuntersuchung geäußert worden sei.

 

Auf Nachfrage von Herrn Lennertz, wann geplant sei, das Organisationsgutachten erstellen zu lassen, teilt Herr Messing mit, dass dieses relativ zeitnah zu dem Organisationsgutachten für die Verwaltung noch in diesem Jahr erstellt werden sollte. Die entsprechenden Haushaltsmittel müssten noch eingestellt werden.

 

Herr Lennertz schlägt aufgrund der Vielzahl von anstehenden Projekten vor, das Organisationsgutachten in die Zeit zu stellen.

 

Herr Messing gibt zu bedenken, dass vor der geplanten Auslagerung des Bauhofes über die grundsätzliche Personalstruktur des Bauhofes nachgedacht werden müsse. Wenn das Organisationsgutachten zurückgestellt werde, könne der Bauhof-Neubau nicht weiter geplant werden.

 

Frau Dirks macht deutlich, dass aus Sicht der Verwaltung jetzt eingestiegen werden sollte, weil u. a. der Ruhestand des Vorarbeiters bevorstehe und die künftige Struktur des Bauhofes geklärt werden müsse.

 

Frau Rawe stellt fest, dass grundsätzlich ein Organisationsgutachten benötigt werde, wirft aber gleichzeitig die Frage nach der haushaltstechnischen Umsetzung auf.

 

Die Mittel müssten außerplanmäßig bereitgestellt werden, so Frau Dirks. Hierfür würde ein entsprechender Beschluss benötigt.

 

Herr Flüchter meint, dass mittelfristig ein Ergebnis vorliegen sollte.

 

Wenn die Verwaltung der Meinung sei, dass sie ein Organisationsgutachten begleiten könne, so Herr Walbaum, dann sehe er kein Problem.

 

Frau Mollenhauer erklärt, dass sie Bauchschmerzen habe, nach dem Organisationsgutachten für die Verwaltung schon wieder 25.000,-- € in die Hand zu nehmen. Sie fragt nach, ob nicht auf Erfahrungswerte vergleichbarer Kommunen zurückgegriffen werden könne.

 

Frau Dirks weist darauf hin, dass die Abläufe und Aufgabenfelder bei den Bauhöfen unterschiedlich seien. Gerade in dem Bereich sei eine externe Beratung wichtig.

 

Frau Köhler hält es im Hinblick auf den geplanten Neubau und die angesprochene Neustrukturierung des Bauhofes für sinnvoll, ein Organisationsgutachten in Auftrag zu geben. Zudem glaube sie, dass die Aufgaben des Bauhofes nicht klar umrissen seien, was aber für das Betriebsklima sehr wichtig sei. 

 

Herr Erfmann macht als Betroffener deutlich, dass sich die Bauhofmitarbeiter für die Erstellung eines Organisationsgutachtens ausgesprochen hätten. Sie wollten wissen, wofür der Bauhof zuständig ist, was die Kernaufgaben seien und ob es auf einen Baubetriebshof hinauslaufe. Der Vorarbeiter gehe in 2 Jahren in den Ruhestand. Man müsse rechtzeitig sehen, dass man einen Nachfolger bekomme. Und auch in Anbetracht der geplanten Auslagerung des Bauhofes seien 25.000,-- € sehr gut angelegt, weil die Größe und Ausstattungskriterien festgelegt werden müssen.

 

Nach weiterer Erörterung wird verwaltungsseitig darauf hingewiesen, dass auch zu diesem Punkt noch eine Sitzungsvorlage erstellt wird, über die dann zu beraten und entscheiden sei.

 

Auf Vorschlag von Herrn Lennertz werden die Verwaltungsempfehlungen heute lediglich zur Kenntnis genommen.