Herr Dittrich teilt mit, dass er über seine Akteneinsichtnahme bei der Verwaltung am 29. Oktober 2007 hinsichtlich der Asbest-Entsorgung in der Hauptschule ein Kurzprotokoll gefertigt habe, das er als Anlage der Niederschrift beifüge. Zur Information der Ausschussmitglieder geht er auf drei wesentliche Punkte seines Kurzprotokolls, nämlich die Nichtexistenz einer „Astbestakte“, die fehlende Information der Eltern hinsichtlich einer tatsächlichen Asbestbelastung der Schüler im Rahmen der Elterninformation zu den Umbaumaßnahmen und die Problematik des Informationsflusses durch zwei beteiligte Fachbereiche und eine fehlende Verschriftlichung ein. Falls sich noch Fragen aus dem Protokoll ergeben sollten, sei er in der nächsten Sitzung bereit, Rede und Antwort zu stehen.

 

Herr Mollenhauer stellt zu der Akteneinsicht fest, dass diese unangekündigt erfolgte, was eigentlich kein Problem sei. Zum Zeitpunkt der Akteneinsicht sei der zuständige Sachbearbeiter im Urlaub gewesen, deshalb sei die Akte nicht griffbereit gewesen. Wäre die Akteneinsicht vorher angemeldet gewesen, hätte er rechtzeitig die Akten zusammengestellt. Es habe aber eine Akte gegeben, die sich in einem unbeschrifteten Ordner befand. Die Akte umfasste die Ausschreibungsunterlagen, die Vergaben und die Protokolle des Umweltlabors ACB. Richtig sei, dass die Akte keine Unterlagen über die Gespräche in der Schule enthielt. Über alle Maßnahmen, die auf den Weg gebracht werden mussten, habe Herr Fels vom Umweltlabor ACB Vermerke gefertigt, die allen Ausschussmitglieder bekannt seien.

Ansonsten habe auch die Bezirksregierung bestätigt, dass seitens der Verwaltung die Sache vernünftig abgewickelt worden sei und ihr nichts vorzuwerfen sei.

Im Übrigen handele es sich für die Verwaltung um eine relativ „kleine Sache“, die sauber abgewickelt wurde. Man müsse und könne nicht über jede Kleinigkeit einen Vermerk schreiben.

 

Herr Dittrich erwidert, dass er das aus seinem Dienstbereich anders kenne. Die von Herrn Mollenhauer angesprochene Akte, habe er nicht gesehen.

 

Herr Dittrich habe bei der Akteneinsichtnahme entsprechende Notizen über den Informationsfluss erwartet, die nicht vorhanden gewesen seien, so Herr Messing. Frau Gaußelmann könne aber heute bestätigen, dass die Informationen tatsächlich geflossen seien.

 

Frau Köhler bemängelt das Fehlen von Vermerken über den Informationsfluss. In Zukunft sollten solche Abläufe schriftlich festgehalten werden.

 

Frau Dirks bestätigt, dass die Verwaltung aus diesem Verfahren gelernt habe, dass es nicht ausreiche, Gespräche zu führen. Zukünftig würden bei vergleichbaren Situationen schriftliche Vermerke gefertigt, um nachweisen zu können, dass die notwendigen Informationen geflossen sind. Sie lege Wert auf die Feststellung, dass sich die Verwaltung bei der Asbest-Entsorgung keine Vorhaltungen machen lassen müsse. Das Schreiben der Bezirksregierung sei allen bekannt.

 

Frau Köhler merkt an, dass der Brief der Bezirksregierung so war, wie es die Verwaltung gerne gehabt hätte, dass es aber dennoch Kritik aus den Elternreihen gegeben habe.