Beschlussvorschlag für den Rat:

 

1.    Der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Übernahme und Betreuung des Archivgutes der Städte und Gemeinden Ascheberg, Billerbeck, Havixbeck, Lüdinghausen, Nordkirchen, Nottuln, Olfen, Rosendahl und Senden durch den Kreis Coesfeld und die Bildung eines interkommunalen Kreiszentralarchivs wird zugestimmt.

2.    Die Verwaltung wird beauftragt, gemeinsam mit den anderen Vereinbarungspartnern die Genehmigung der Vereinbarung bei der Bezirksregierung einzuholen.

3.    Der Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung erfolgt unter dem Vorbehalt, dass die beteiligten Vereinbarungsparteien den vorgenannten Beschluss fassen.

4.    Unwesentliche bzw. redaktionelle Änderungen/Anpassungen der Vereinbarung, die sich im Beschluss- oder Genehmigungsverfahren ergeben, bedürfen keiner erneuten Beratung und Beschlussfassung.

5. Kreisangehörige Städte und Gemeinden, die erst zu einem späteren Zeitpunkt einen Bedarf nach einer gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung erklären, können jederzeit auf einfachen Antrag sowie unter Einhaltung der formalen Erfordernisse (Beschlussfassung durch den Rat) dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung beitreten.

 

 

 

 

Frau Dirks nimmt Bezug auf die Sitzungsvorlage und erläutert diese. Zurzeit beschäftigt die Stadt Billerbeck im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung eine Person, die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger zu klären versucht. Zudem wurde eine externe Firma beauftragt, die Übergabe der Unterlagen vorzubereiten. Hierbei ist es u.a. wichtig, Aufbewahrungsfristen zu beachten, eine fachliche Bewertung vorzunehmen sowie eine sachgerechte Verpackung zu sichern.

 

Seitens der Verwaltung ergänzt Herr Messing, dass für die Verwaltung wichtige Planunterlagen bzw. Bauakten bei der Verwaltung verbleiben, um handlungsfähig zu bleiben.

Alle weiteren Unterlagen sollen digitalisiert werden, so dass Online-Anfragen gut bearbeitet werden können.

 

Unter den Ausschussmitgliedern herrscht hinsichtlich der interkommunalen Zusammenarbeit zustimmende Einigkeit.

 

Frau Dirks erläutert auf Nachfrage von Frau Pawliczek, dass auch die Bauakten digitalisiert werden – dennoch aber in Papierform erhalten bleiben müssen, da dies dem Ursprungscharakter entspreche und weiterhin Grundlage für Sanierungen und Renovierungen sind.

 

Anschließend berichtet Herr Rampe von dem Archiv in Warendorf, dass es dort möglich sei, ebenso Unterlagen von Vereinen zu archivieren.

Hierzu entgegnet Frau Dirks, dass Absprachen diesbezüglich erforderlich - aber auch möglich - sind und die Aufnahme von Vereinen, Verbänden oder auch großen Firmen Sinn macht.

 

Danach lobt Herr Tauber zunächst das Projekt – kritisch sieht er allerdings die Beschäftigungsform im Beamtenverhältnis – aufgrund der Kosten während der aktuellen Beschäftigung und die folgenden Kosten in die Jahre hinein. Der Kreis hängt in seinen Augen daran, Beamte zu beschäftigen und einzustellen – dennoch sollte hinsichtlich der anteiligen Kosten darüber nachgedacht werden, einen nach Tarif bezahlten Beschäftigten zukünftig zu beschäftigen, da es sich bei der Arbeit eines Archivars um eine nicht hoheitliche Tätigkeit handele. Ziel sollte es sein gemeinsame Standards zu finden, die sich auch jede Kommune leisten könnte.

 

Herr Messing entgegnet, dass diese Tatsache dem vermeintlichen Arbeitskräftemangel geschuldet ist. Grundsätzlich handelt es sich bei den Personen um studierte Archivare. Zudem zwingt die - auf dem Fachkräftemarkt vorhandene – Konkurrenzsituation die Kommunen dazu, diesen Status zu gewähren, der auch für die Beschäftigten eine Sicherheit bedeutet. Das Thema kann bei zukünftigen Gesprächen beraten werden.

 

 

Stimmabgabe: einstimmig