Beschlussvorschlag für den Rat:

Die Geschäftsordnung wird entsprechend der Beratung geändert.

Herr Dr. Meyring begrüßt eine zusätzliche Information per E-Mail. Es stelle sich aber die Frage, wie dies rechtlich abgesichert werden soll, da auch nichtöffentliche Angelegenheiten, wie z. B. Vergabevorschläge übermittelt werden sollen und E-Mails nicht als sicher gelten.

 

Herr Messing teilt mit, dass eine Sicherheitssoftware angeschafft werden soll, die verschlüsselte Mails versenden könne.

 

Frau Dirks ergänzt, dass solange ein sicherer Versand nicht möglich ist, nur die Einladung ohne Vorlagen verschickt wird, die Vorlagen könnten dann im Internet unter dem Ratsinformationssystem eingesehen werden. Außerdem werde selbstverständlich die Einladung komplett in Papierform versandt.

 

Herr Dittrich macht deutlich, dass er den Verwaltungsvorschlag, Einladungen und/oder per E-Mail zu versenden, so nicht akzeptieren könne. Damit wolle die Verwaltung die Verantwortung auf die Rats- und Ausschussmitglieder abwälzen. Er habe bereits vorgeschlagen, die Einladungen nicht am letzten Tag, sondern bereits eher zur Post zu geben, um die Risiken der nicht fristgemäßen Zustellung abzuwenden. Die Formulierung „oder“ müsse gestrichen werden.

 

Herr Messing entgegnet, dass das nicht weiter helfe. Es sei nicht das Verschulden der Verwaltung, wenn Einladungen tlw. nicht rechtzeitig ankämen. Alle Briefe würden gleichzeitig zur Post gegeben.

Frau Dirks ergänzt, dass die Zuverlässigkeit der Post leider nicht mehr immer gegeben sei. Aus dem Grund sei in der Vergangenheit auch ein anderer Zustelldienst beauftragt worden, der aber auch Briefe nicht immer fristgerecht zugestellt habe.

 

Herr Tauber kritisiert scharf, dass sich die Verwaltung aus der Verantwortung ziehen will. Sie könne sich doch nicht darauf berufen, die Einladungen zur Post gegeben zu haben, um dann behaupten zu können, dass die Post schuld an einer verspäteten Zustellung sei. Außerdem könne auf eine Zustellung in Papierform noch nicht verzichtet werden. Man könne nicht unterstellen, dass jedes Ratsmitglied über einen PC mit ausreichender Speicherkapazität, Drucker u. ä. verfüge. Er werde dem Verwaltungsvorschlag nicht zustimmen.

 

Nach weiterer Diskussion stellt Frau Dirks fest, dass es für den Verwaltungsvorschlag, die Einladung und/oder per E-Mail zu versenden, keine Mehrheit gibt und dass „oder“ gestrichen werden soll.

 

Herr Schlieker weist darauf hin, dass jedes Ratsmitglied eine sichere E-Mail Adresse angeben müsse. Er müsse seine z. B. ändern, weil auch Mitarbeiter seines Betriebes Einblick nehmen könnten.

 

Herr Heuermann schlägt zu § 10 Abs. 2 vor, die Einschränkung der Teilnahme von Ausschussmitgliedern an nichtöffentlichen Ratssitzungen aufzuheben. Auch die sachkundigen Bürger seien zur Verschwiegenheit verpflichtet und sollten zu allen Themen teilnehmen können.

 

 

Herr Dr. Meyring möchte in der Geschäftsordnung verankern, dass die Verwaltung zu jedem Tagesordnungspunkt einen Beschlussvorschlag unterbreiten muss. In der Vergangenheit habe er zu oft Beschlussvorschläge der Verwaltung vermisst. Nach seiner Meinung könne man eine Positionierung erwarten.

 

Frau Dirks entgegnet, dass das zu weit gehe. Als Grundlage für die Entscheidungen des Rates und der Ausschüsse sei sie verpflichtet, alle Informationen zusammen zu tragen und vorzulegen. Sie könne aber nicht verpflichtet werden, zu jedem Punkt einen Beschlussvorschlag vorzulegen. Außerdem sei das auch nicht immer möglich.

 

Herr Dr. Meyring fragt nach, ob der HFA rechtlich gesehen einen solchen Beschluss fassen könne.

Dies müsse sie prüfen, so Frau Dirks.

 

Daraufhin schlägt Herr Dr. Meyring vor, den § 3 um den Abs. 4 mit folgender Formulierung zu ergänzen:

„Die Verwaltung formuliert einen Beschlussvorschlag zu jedem Tagesordnungspunkt, der einer Abstimmung bedarf.“

 

Die Verwaltung sollte in der Ratssitzung mitteilen, ob dieser Beschluss gegen geltendes Recht verstößt.

 

Herr Dr. Meyring schlägt vor, den Abs. 3 zu § 20 (Rauchverbot) zu streichen. Das Rauchverbot gelte ohnehin in öffentlichen Gebäuden.

 

Weiter schlägt Herr Dr. Meyring vor, im § 17 die Anzahl der Anfragen auf maximal zwei zu beschränken, weil jedes Ratsmitglied die Möglichkeit habe, unbegrenzt schriftliche Anfragen einzubringen.

 

Herr Tauber lehnt diesen Vorschlag ab, da damit die Flexibilität eingeschränkt würde.

 

Herr Geuking ist ebenfalls gegen den Vorschlag, weil damit die kleinen Parteien benachteiligt würden.

 

Herr Dittrich sieht keine Notwendigkeit, die Anzahl der Anfragen zu begrenzen. Er verweist auf den letzten Satz in Abs. 2 des § 17, dass jeder Fragesteller auf eine Beantwortung in der nächsten Ratssitzung oder auf eine schriftliche Beantwortung verwiesen werden kann. In der Vergangenheit sei das nicht immer der Fall gewesen, deshalb wolle er die Verwaltung hieran erinnern.

 

Frau Dirks bittet um Verständnis, dass eine Beantwortung in der nächsten Sitzung nicht immer möglich ist, weil bei anderen nachgefragt oder Termine abgestimmt werden müssen.

 

Herr Fehmer schlägt vor, die noch offenen Anfragen aufzulisten und als Anhang der Niederschrift beizufügen.

 

Herr Geuking führt an, dass eine Beantwortung in der nächsten Ratssitzung oft schwierig sei, deshalb sollte eine „unverzügliche“ Beantwortung festgeschrieben werden. Dieser Begriff sei juristisch abgeklärt.

 

Die Ausschussmitglieder lehnen diesen Vorschlag ab und einigen sich darauf, dass die Anfragen, die sich in Bearbeitung befinden aufgelistet werden und der Niederschrift als Anlage beigefügt werden soll.

 

 

Herr Dr. Meyring spricht dann die oftmals zu lange Sitzungsdauer an. Hier stehe auch die Verwaltung in der Verantwortung, die Tagesordnung so zu strukturieren, dass die Sitzungen nicht zu lange dauern. Des Weiteren müsse bei Vorträgen von Referenten entsprechend Zeit eingeplant werden.

 

Frau Dirks gibt zu bedenken, dass nicht im Vorhinein abgeschätzt werden könne, wie lange diskutiert wird. Außerdem könnten manchmal Tagesordnungspunkte nicht aufgeschoben werden, weil Fristen eingehalten werden müssen.

 

Herr Dittrich schlägt vor, die Sitzungsdauer auf max. 3 Stunden zu beschränken.

 

Herr Becks verweist auf das bisher geltende ungeschriebene Gesetz, dass um 21:00 Uhr die Sitzung beendet wird. Andererseits könne jedes Ratsmitglied jederzeit den Antrag auf Schluss der Sitzung stellen. Darüber werde dann abgestimmt, dafür müsse keine Regelung in die Geschäftsordnung aufgenommen werden.

 

Herr Dr. Meyring erklärt, dass sein Vorschlag nicht als Antrag gemeint war. Er wolle erreichen, dass beim Aufstellen der Tagesordnung die Sitzungsdauer berücksichtigt wird.

Stimmabgabe: einstimmig