Betreff
Ausbau der digitalen Ratsarbeit
Vorlage
FBZD/280/2013
Art
Sitzungsvorlage

 Beschlussvorschlag:                    Beschlussvorschlag für den Rat:

 

Die Einführung der digitalen Ratsarbeit wird zur neuen Legislaturperiode des Rates der Stadt Billerbeck in 2014 vorbereitet. Die entsprechenden Haushaltsmittel werden im Produktbuch 2014 vorgesehen. 

Sachverhalt:

 

In der Ratssitzung am 10. Januar 2013 hat die Fa. Somacos eine Präsentation zur Einführung der digitalen Ratsarbeit vorgenommen.

 

Im Nachgang wird eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt. Wie aus der Anlage ersichtlich haben insgesamt 47 Sitzungen (Rat und Ausschüsse) im Jahr 2012 stattgefunden. Hierfür wurden insgesamt ca. 46.500 Kopien für die Einladungen und Niederschriften erstellt.

Durch die gleichzeitige Versendung von Niederschriften mit den Einladungen wurden ca. 70 mal den Rats- und Ausschussmitgliedern über die Deutsche Post Unterlagen zugesandt. 

 

 

Wirtschaftlichkeitsberechnung:

 

 

  1. Kopierkosten 1787 x 26 =   ca. 46.500 Seiten á 0,0098 € =      455,70 €
  2. Kopierpapier                         ca. 46.500 Seiten á 0,0053 € =      246,45 €
  3. Kopierkosten für HH-Plan                                                                210,41 €
  4. Versandtaschen        26 x 70 =                 1.820 á  0,06 €    =       109,20 €
  5. Portokosten               26 x 70 =                 1.820 á  1,45 €    =   2.639,00 €
  6. Personalkosten    94 x 0,5 Std/27,60 €                                 =   1.304,10 €

                                                                                                   =   4.964,86 €

 

 

Es entstehen bei der bisherigen Praxis in der Papierform 4.964,86 € an jährlichen Kosten.

 

 

Kosten für die Einführung der digitalen Ratsarbeit

 

  1. Anschaffung von 26 iPad 16 GB, UMTS fähig

26 x 580,00 €                                                                        =  15.080,00 €

 

  1. Software Lizenz

Serverlizenz incl. Windows Client App                               =    2.826,00 €

Mandatos Clientlizenz iPad                                     =    1.413,72 €

 

  1. Softwarepflege 1.028,16 € x 6 Jahre                                 =    6.168,96 €          

=  25.508,68 €

 

 

Für die nächste Ratsperiode 2014 – 2020 (6 Jahre) bedeutet das jährlich

4.251,45 € .

 

Somit ist eine Amortisation in den 6 Jahren gegeben. Bezüglich eines Verlustes oder einer möglichen Beschädigung der iPads müsste eine Regelung getroffen werden. Gegebenenfalls ist der Abschluss einer Elektronikversicherung möglich. Bis zur Sitzung werden hierzu noch Angebote eingeholt. Ansonsten wird davon ausgegangen, dass  jedem Ratsmitglied ein iPad zur Verfügung gestellt wird.

 

Weitere Ausführungen erfolgen in der Sitzung.

 

Verwaltungsseitig wird vorgeschlagen, den Umstieg auf die digitale Ratsarbeit ab der neuen Wahlperiode in Mitte 2014 vorzubereiten. 

 

 

 

 

I.A.

 

 

 

 

Hubertus Messing                                                                 Marion Dirks

Fachbereichsleiter                                                                Bürgermeisterin

 

 

 

 

 

 

Bezug:    

 

 

Höhe der tatsächl./voraussichtlichen Kosten:                                                                 

 

Finanzierung durch Mittel bei der HHSt.:                                                                       

Über-/außerplanmäßige Ausgabe in Höhe von Euro:                                                     

Finanzierungs-/Deckungsvorschlag:                                                                                 

 

Anlagen:

 

Auswertung Sitzungen 2012