Sachverhalt:
In der letzten Sitzung wurde das Organisationsgutachten durch Herrn Heimann von der beauftragen Firma Heimann Consulting vorgestellt. Die Fraktionen und Vertreter der FDP sowie der Familienpartei haben je 1 Exemplar als durchgeschriebene Fassung für die Beratungen erhalten.
Es wurde verwaltungsseitig zugesichert, dass über einige Handlungsempfehlungen hier im Ausschuss ein weitere Beratung stattfindet, andere verwaltungsintern umgesetzt werden.
- Änderung der Öffnungszeiten
Die Stadtverwaltung Billerbeck liegt mit 27,5 Stunden wöchentlichen Öffnungszeiten der Rathausbüros verglichen mit den umliegenden Gemeinden an der Spitze. Aus diesem Grunde möchten wir der Empfehlung, den Mittwochnachmittag die Büros für den Publikumsverkehr zu schließen, folgen.
Die Verwaltung hat zurzeit folgende Öffnungszeiten:
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Touristinformation und
Foyer |
alt |
neu |
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Montag – Freitag |
8:00 – 12:30 Uhr |
8:30 – 12:30 Uhr |
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Montag – Mittwoch |
13:30 – 17:00 Uhr |
13:30 – 17:00 Uhr |
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Donnerstag |
13:30 – 18:00 Uhr |
13:30 – 18:00 Uhr |
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Mai –
September Freitag Samstag |
14:00 – 17:00 Uhr 9:00 – 12:00 Uhr |
14:00 – 17:00 Uhr 9:00 – 12:00 Uhr |
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Büros
der Verwaltung |
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Montag – Freitag |
8:30 – 12:00 Uhr |
8:30
– 12:00 Uhr |
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Montag – Mittwoch |
14:00 – 16:00 Uhr |
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Montag |
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14:00 – 16:00 Uhr |
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Dienstag |
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14:00 – 16:00 Uhr |
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Donnerstag |
14:00 – 18:00 Uhr |
14:00 – 18:00 Uhr |
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und nach Vereinbarung |
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Standesamt |
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Montag – Freitag |
8:30 – 12:00 Uhr |
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Montag |
14:00 – 16:00 Uhr |
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Donnerstag |
14:00 – 18:00 Uhr |
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Fachbereich
Soziales Gebäude II, Kurze Str. 2 a |
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Montag – Freitag |
8:30 – 12:00 Uhr |
8:30 – 12:00 Uhr |
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Donnerstag |
14:00 – 18:00 Uhr |
14:00 – 18:00 Uhr |
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und nach Vereinbarung |
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- Punktuelle Neueinstellungen
Im Bereich der Bauverwaltung wurde eine zusätzliche 0,5 Stelle in den Haushaltsplanberatungen und im Stellenplan bereits abgebildet. Die Nachbesetzung ist bereits eingeleitet worden. Um die Herausforderungen im Bereich E-Government und die zukünftige umfangreiche Betreuung der Schulen im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung sicherzustellen, ist es unerlässlich, eine zusätzliche Stelle im Bereich der EDV zu schaffen. Bereits jetzt ist ein Arbeitskreis innerhalb der Verwaltung gebildet worden, um sich mit den abzeichnenden Änderungen durch die Digitalisierung und deren Herausforderungen auseinanderzusetzen und Lösungen zu erarbeiten. Die Grundqualifikation für die zusätzliche Stelle soll Fachinformatiker, Fachrichtung Systemintegration sein. In diesem Bereich hat die Stadt Billerbeck bereits vor 5 Jahren mit der Ausbildung von Nachwuchskräften begonnen.
Anzustreben ist eine Besetzung spätestens zum 01.01.2019.
- Verbesserung der räumlichen Situation im historischen Rathaus
Es fehlen im Rathaus zusätzliche Büro- und Besprechungsräume. Hierfür würde sich das 4. Obergeschoss anbieten. Zusätzlich ließen sich dort bis zu 2 Büroarbeitsplätze sowie Besprechungsmöglichkeiten schaffen. Es sollten HH-Mittel für das nächste Jahr eingestellt werden, um die notwendigen baulichen Voraussetzungen, wie die Schaffung des 2. Rettungsweges zu ermöglichen.
- Gezielte Personalentwicklung
Zurzeit beschäftigt die Stadt Billerbeck insgesamt 6 Auszubildende.
Zum Herbst werden 3 weitere Auszubildende für den Verwaltungsbereich eingestellt.
Auch im Bereich der weiteren Qualifizierung nehmen die Mitarbeiter/innen an vielen Fortbildungsveranstaltungen des Studieninstitutes Westfalen-Lippe bzw. anderer Bildungseinrichtungen teil.
Um in nächsten Jahren den personellen Umbruch durch das Ausscheiden von vielen Mitarbeitern/innen, auch aus den Führungspositionen zu kompensieren, werden gezielt Mitarbeiter/innen für den gehobenen Dienst ausgebildet.
In diesem Jahr werden wieder 2 Mitarbeiterinnen mit dem 2. Angestellten Lehrgang beginnen. Eine weitere Mitarbeiterin wird berufsbegleitend die Fachhochschule in Münster aufsuchen und ein Studium beginnen.
Ob darüber hinaus noch weitere Maßnahmen erforderlich werden, muss die Zukunft zeigen. Insgesamt ist darauf zu achten, dass ein gutes Betriebsklima und gute sachliche Voraussetzungen am Arbeitslatz vorhanden sind, damit die Fluktuation bei der Stadt Billerbeck weiterhin so niedrig bleibt wie in den vergangenen Jahren.
- Organisationsuntersuchung des Bauhofes
Damit die sich die abzeichnenden personellen und räumlichen Änderungen im Bereich des Bauhofes geplant werden können, sollte für diesen Bereich kurzfristig ebenfalls eine Organisationsuntersuchung durchgeführt werden. Verwaltungsseitig werden hierfür ca. 25.000,00 € an Kosten geschätzt, die überplanmäßig bei dem Produkt 01080.54290000 zur Verfügung gestellt werden sollten.
Verwaltungsseitig wird darauf hingewiesen, dass die vorgenannten Punkte in der öffentlichen Sitzung nur abstrakt dargestellt und beraten werden können.
I.A.
Hubertus Messing Marion Dirks
Fachbereichsleiter Bürgermeisterin