hier: Vergabe der Plätze im Ferienprogramm nach Losverfahren
Sachverhalt:
Mit dem oben genannten Schreiben der Fraktion Bündnis 90 / Die Grünen
wird beantragt, die Plätze im Familienferienprogramm nach einem Losverfahren zu
vergeben. Begründet wird dieser Antrag hauptsächlich damit, dass es einen
großen Konkurrenzkampf um die Plätze gibt und das bisher angewandte Vergabeverfahren
wenig transparent ist.
Um sich der Thematik Vergabe von Plätzen für Angebote des
Familienferienprogramms annähern zu können, muss einleitend folgender
Sachverhalt dargestellt werden.
Als es in den 90-er Jahren die ersten Ferienprogramme gab, wurden im
Verhältnis zu heute nur einige wenige Angebote gemacht. In der Regel war
hierfür auch keine Anmeldung erforderlich. Im Laufe der Jahre wurde das Angebot
kontinuierlich gesteigert und viele weitere private Anbieter konnten ihr
Ferienangebot im städtischen Familienferienprogramm bewerben lassen. Inzwischen
hat das Gesamtangebot einen Rahmen erreicht, der eine Vielzahl von Bedarfen und
Wünschen der Kinder und Jugendlichen abdecken kann. Dieses wiederum wäre nicht
möglich, ohne die vielen privaten Anbieter aus Vereinen und Verbänden,
politischen Parteien und Unternehmen. Als Service für diese freien Anbieter hat
die Stadt nach Wunsch das Anmeldeprozedere incl. Einzug der Teilnehmerentgelte
übernommen. Neben den Angeboten, wofür eine Anmeldung nicht erforderlich ist,
gab es in diesem Jahr mehr als 750 Teilnehmerplätze, wofür eine Anmeldung
notwendig und oftmals auch eine Teilnehmergebühr zu entrichten war.
Im Laufe der letzten Jahre entwickelte sich in der Tat an den ersten
Anmeldetagen eine Warteschlange. Schon seit Jahren haben sich dann die
involvierten Mitarbeiter des Jugendzentrums und des Foyers beinahe jährlich
damit beschäftigt, wie den Schlangen gegengesteuert werden kann. Kann überhaupt
gesteuert werden? Oder darf man eine Wartezeit einfach auch mal in Kauf nehmen?
Folgende Lösungsansätze wurden diskutiert, teilweise auch erprobt und
weiter entwickelt:
·
Anmeldung nur
digital
Hierfür wäre die Beschaffung einer
Software erforderlich gewesen. Die Anschaffungskosten lagen damals im
4-stelligen Bereich zuzüglich jährlicher Pflegekosten. Angesichts des zu
verwaltenden Ferienprogrammbudgets von damals 6.000,00 € erschien diese Lösung
überzogen teuer und wurde deshalb verworfen.
·
Nur Anmeldung
ohne Bezahlung
Dieses Verfahren hätte die Wartezeiten
für den Bürger verkürzt. Für die Verwaltung hätte es aber bedeutet, bei
kostenpflichtigen Angeboten nachträglich das Geld einzufordern. Erfahrungsgemäß
(auch von anderen Kommunen) stellte sich heraus, dass viele Anmeldungen dann
nur als Platzhalter erfolgten und es immer wieder zu kurzfristigen Absagen kam
oder Ersatzteilnehmer angeschrieben werden mussten.
·
Anmeldung wieder
mit Bezahlung
Hier kam es dann wieder zu längeren
Wartezeiten, weil das Ausstellen einer Quittung viel Zeit in Anspruch nimmt.
Die Quittung war deshalb erforderlich, da sie am Aktionstag als
Teilnahmeberechtigung galt.
Der Vorteil für den Bürger lag aber
darin, dass er sich einen Gang sparen konnte, weil die Anmeldung und die
Bezahlung schon verlässlich zur Teilnahme berechtigte. Der Teilnehmer weiß also
sofort Bescheid, ob der nachgefragte Platz verfügbar ist oder nicht. Für diesen
Vorteil muss er allerdings am ersten Anmeldetag etwas Zeit opfern. Für die
Verwaltung war von Vorteil, nicht hinter den Teilnahmegebühren her laufen zu
müssen.
·
Persönliche
Anmeldung und telefonische Anmeldung
Weil ein Teil der Anmeldungen nun auch
telefonisch möglich war, wurde die Wartezeit derjenigen verkürzt, die sich
persönlich anmelden wollten. Der Nachteil war, dass im ersten Jahr die zentrale
Telefonleitung der Verwaltung auch für andere Anrufer blockiert war, die ein
anderes Anliegen hatten. Im darauffolgenden Jahr wurde eine Extra-Nummer
geschaltet. Aber auch hier zeigte sich eine gewisse Ungerechtigkeit: Der ein
oder andere findige Anrufer für das Ferienprogramm ging an der Warteschlange
vorbei, da er sich ja nicht mehr anmelden musste, sondern nur noch bezahlen
wollte.
·
Persönliche
Anmeldung + E-Mail-Anmeldung + telefonische Anmeldung am Folgetag
Dieses Anmeldeverfahren wird seit 2
Jahren durchgeführt. Es ermöglicht eine Anmeldung, ohne das Erfordernis zum
Beispiel Urlaub nehmen zu müssen und berücksichtigt zudem viele Vorteile für
den Bürger aus den vorangegangenen und beschriebenen Anmeldeverfahren.
Weiterhin werden die Wartezeiten verkürzt, nicht allerdings komplett
abgeschafft. In diesem Jahr gab es nur am ersten Anmeldetag eine Warteschlange,
die sich aber gegen 10.30 Uhr weitestgehend aufgelöst hat. Es wird eingeräumt,
dass die Möglichkeit der Anmeldung mittels E-Mail evtl. zu einem gewissen Unmut
führen kann, wenn der Absender meint, genau um 8.30 Uhr die Enter-Taste
betätigt zu haben. Aber ist die Uhrzeit auf den privaten Rechnern auch die
richtige? Der städtische Mail-Server ist an die Atomuhr gekoppelt und es ist
somit davon auszugehen, dass hier die richtige Zeit berücksichtigt war. Aus
Gründen der Transparenz hätte hierauf vielleicht hingewiesen werden können,
dass auch hier im schlechtesten Falle schon eine Art Anmeldelotterie durchgeführt
wird.
Im Laufe der letzten Jahre haben sich die zuständigen Mitarbeiter
kontinuierlich über eine Weiterentwicklung des Anmeldeverfahrens Gedanken
gemacht und es ist hier zu einer Art Entwicklungsprozess gekommen.
Für ein Losverfahren spricht, dass bei entsprechender Kommunikation hier
für Transparenz gesorgt wird. Darüber hinaus wird eine Anmeldung auch nur
einmal geführt, da eine Anmeldung einer Person von verschiedenen Anmeldern
sofort ausgesondert werden könnte.
Dagegen kann nicht garantiert werden, dass Geschwisterkinder oder
Freunde an einer Veranstaltung auch gemeinsam teilnehmen können. Ebenfalls ist
der Aufwand für den Bürger, der sich bisher verlässlich anmelden konnte
(Zahlung = Quittung = verlässliche Anmeldung), erhöht, da er sich zunächst
einmal anmelden und dann in einem 2. Schritt nochmals für die Bezahlung sorgen
muss. Der Aufwand für die Verwaltung ist zudem bei einem Losverfahren auch
deutlich höher, da jeder, der in die Lostrommel kommt, angeschrieben werden
muss. Denjenigen, die kein Losglück haben, muss abgesagt werden. Die
glücklichen Teilnehmer müssen aufgefordert werden, die ggfl. ausstehende
Teilnahmegebühr zu entrichten. Und dann kann es wiederum dazu kommen, dass die
Gebühr doch nicht gezahlt wird und einem vorher Abgesagten über die
Nachrückerliste die Anmeldung ermöglicht werden muss.
Insgesamt scheint die Festlegung auf ein Losverfahren bezogen auf die
nächsten Jahre zu statisch zu sein. Da sich ein Anmeldeverhalten oftmals auch
ändert, sollte eine Festlegung auf ein bestimmtes Verfahren hier nicht
erfolgen. Die Einführung eines Losverfahrens allein scheint hier nicht
geeignet, ein evtl. bestehendes unwürdiges Hauen und Stechen um die besten
Plätze zu unterbinden. Vorteile des einen Systems führen oftmals gleichzeitig
zu neuen Nachteilen. Im Übrigen sind nur sehr vereinzelt und im Verhältnis zu
den Anmeldeplätzen eher verschwindet geringe Unmutsäußerungen an den
zuständigen Fachbereich herangetragen worden. Wenn es ein Problem gibt und
evtl. für Ärger sorgen kann, liegt es eher daran, dass für einige Angebote nie
genug Plätze vorgehalten werden können. Dieses wäre dann eher eine Frage des
Geldes und weniger eine Frage des Anmeldeverfahrens.
Aus Sicht der Verwaltung sollte der Antrag in dieser Form abgelehnt
werden. Die Einführung eines Losverfahrens sollte als Anregung für zukünftige
Vergabeverfahren gewertet werden, und die Vergabe der Plätze sollte wie bisher
nach den sich kontinuierlich ändernden und dementsprechend anzupassenden
Gegebenheiten erfolgen.
Im Auftrag
Martin Struffert Hubertus
Messing
Fachbereichsleiter Verhinderungsvertreter