Vergaben bzw. Verhandlungsvergaben in seinem Zuständigkeitsbereich über einen

  Betrag von 25.000 € soweit nicht andere Ausschüsse zuständig sind bzw. entsprechende Haushaltsmittel eingestellt  wurden.

>Der Ausschuss für Generation und Kultur entscheidet über die Vergabe von Freihändigen Vergaben bzw. Verhandlungsvergaben in seinem Zuständigkeitsbereich über einen Betrag von 25.000 € soweit nicht andere Ausschüsse zuständig sind bzw. entsprechende Haushaltsmittel eingestellt  wurden.

>Der Bezirksausschuss entscheidet über die Vergabe von Freihändigen Vergaben bzw. Verhandlungsvergaben in seinem Zuständigkeitsbereich über einen Betrag von 25.000 € soweit nicht andere Ausschüsse zuständig sind bzw. entsprechende Haushaltsmittel eingestellt  wurden.

Nach der Kommunalwahl NRW im Herbst 2020 diskutiert und berät der neu konstituierte Rat der Stadt Billerbeck über die Zuständigkeitsverordnung vom 30. September 2014. Die bisherigen Beratungen konzentrierten sich in erster Linie auf die Übertragung von Aufgaben des Stadtrates auf etwaige Ausschüsse bzw. auf den Zuschnitt von Kompetenzen der jeweiligen Ausschüsse. Rund um diese Beratungen wird verwaltungsseitig vorgeschlagen, auch die aktuelle Zuständigkeit in Bezug auf die Vergabe von Aufträgen zu beraten.

Derzeitige Regelung(en):

Der HFA entscheidet über die Vergabe von Aufträgen bis zu einem Betrag von 70.000,-- € soweit nicht andere Ausschüsse oder die Bürgermeisterin/ der Bürger-meister nach der Zuständigkeitsordnung zuständig sind, der StuB über die Vergabe von Bau- und Planungs- und Vermessungsaufträgen bis zu einem Betrag von 70.000,-- €, soweit nicht die Bürgermeisterin/ der Bürgermeister nach dieser Zustän-digkeitsordnung zuständig ist, der UmweltA über die Vergabe von Aufträgen in sei-nen Aufgabenbereichen bis zu einem Betrag von  35.000,--€, soweit nicht die Bür-germeisterin/ der Bürgermeister nach dieser Zuständigkeitsordnung zuständig ist, der Schul- und SportA über die Vergabe von Aufträgen in seinem Aufgabenbereichen bis zu einem Betrag von 35.000,-- €, soweit nicht die Bürgermeisterin/ der Bürgermeister nach dieser Zuständigkeitsordnung zuständig ist, der GuK über die Vergabe von Aufträgen in seinen Aufgabenbereichen bis zu einem Betrag von 35.000,--€, soweit nicht die Bürgermeisterin/ der Bürgermeister nach dieser Zuständigkeitsordnung zuständig ist und der Bezi über die Vergabe von Aufträgen in seinen Aufgabenbereichen bis zu einem Betrag von 25.000,-- €, soweit nicht die Bürgermeisterin/ der Bürgermeister nach dieser Zuständigkeitsordnung zuständig ist. Werden die zuvor genannten Beträge überschritten, entscheidet der Rat.

Verwaltungsseitig sind Zweifel an dem beschriebenen und bislang praktizierten Vorgehen entstanden, da sich dies nicht mit dem Vorgehen in umliegenden Kommunen deckt. Zudem ist die Frage entstanden, ob mit einer Entscheidung von Rat oder Ausschuss das Ergebnis eines Vergabeverfahrens überhaupt außer Kraft gesetzt werden kann und ob es insofern überhaupt einen Entscheidungsspielraum für politische Entscheidungen gibt? Hierbei ist von entscheidender Bedeutung, dass bei einem durchgeführten Vergabeverfahren seitens der mindestfordernden Firma der Anspruch auf eine Vergabe besteht und ansonsten Schadenersatzforderungen geltend gemacht werden können.

Um diese Zweifel auszuräumen und um die offenen Fragestellungen fundiert zu beantworten, wurde der Städte- und Gemeindebund NRW mit der Bitte um Klärung des Verhältnisses zwischen Vergaberegelungen und Rats- bzw. Ausschussbeschlüssen kontaktiert. Die Stellungnahme des Städte- und Gemeindebund NRW ist am 16.03.2021 eingegangen und wird auch über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt.

Im Ergebnis kommt der Städte- und Gemeindebund NRW zu dem Schluss, dass ein etwaiger Entscheidungsspielraum von Rat, Ausschuss und Bürgermeister/in auf-grund des stark formalisierten und komplexen Rechtsregimes der Vergabeverfahren sehr gering ist. Entscheidungen von Rat, Ausschuss und Bürgermeister/in müssen stets mit den vergaberechtlichen Grundsätzen im Einklang stehen. Andernfalls wären diese sogar aufzuheben. Trotz der in der GO NRW verankerten Allzuständigkeit des Rates kommt der Städte- und Gemeindebund NRW somit zu dem Schluss, dass viele Vergaben von geringer Bedeutung als Geschäft der laufenden Verwaltung im Sinne des § 41 Abs. 3 GO NRW anzusehen sind.

Einschub: Urteil des OVG NRW vom 15.12.1969

Allgemein kann zum Begriff des Geschäfts der laufenden Verwaltung gesagt werden, dass hierunter die nach Regelmäßigkeit und Häufigkeit üblichen Geschäfte fallen, deren Erledigung nach feststehenden Grundsätzen erfolgen.

Der Städte- und Gemeindebund NRW bestätigt mit seiner Stellungnahme, dass in aller Regel die Zuständigkeit des Rates auf einen Vergabeausschuss bzw. die Bürgermeister/in übertragen wird. Diese Einschätzung deckt sich auch mit der gelebten Vorgehensweise in umliegenden Kommunen (siehe Aufstellung unten).

Abschließend empfiehlt der Städte- und Gemeindebund NRW die eigentlichen Vergabeentscheidungen zu weiten Teilen auf die Verwaltung zu übertragen um damit zu umgehen, dass die Zuständigkeitsverteilung in der jeweiligen Zuständigkeitsverordnung dazu führt, dass Vergabeverfahren, die sowieso schon aufgrund der Vergaberegeln recht lange dauern, noch weiter hinausgezögert werden.

Dieses „Hinauszögern“ ist aus Sicht der Verwaltung schon darum mit den einschlägigen Regelungen der anzuwendenden VOB/A nicht in Einklang zu bringen, weil die Bindefrist auf ein abgegebenes Angebot im Allgemeinen 30 Kalendertage ab Submission betragen, die jeweiligen Entscheidungen in den parlamentarischen Beratungen in der Abfolge der jeweiligen Sitzungen jedoch oftmals länger andauern.

Bei einer Übertragung der Vergabeentscheidungen bleibt die vorher zu fällende Entscheidung zu den jeweiligen Projekten selbstverständlich beim Rat.

Regelungen umliegender Kommunen:

Die vom Städte- und Gemeindebund NRW beschriebenen Probleme belasten auch das Prozedere rund um die Vergabeverfahren der Stadt Billerbeck. Das bisherige Vorgehen führt zu einem verwaltungsseitig enormen Aufwand. Konkret werden derzeit für zahlreiche Vergabeangelegenheiten zusätzliche Sitzungsvorlagen oder Tischvorlagen vorbereitet und Vergaben, Ausschreibungen und Submissionstermine auf den Sitzungsturnus abgestimmt sowie im Notfall Dringlichkeitsentscheidungen vorbereitet. An dieser Stelle entsteht aus der Sicht der Verwaltung für Vorgänge mit nahezu keinem Entscheidungsspielraum ein zu hinterfragender Mehraufwand. Um diesen Mehraufwand zu veranschaulichen, wird der gesamte Ablauf einer entsprechenden Ausschreibung inklusive der zusätzlichen Arbeit welche mit der Abstimmung auf den Sitzungsturnus verbunden ist, in der Sitzung vorgestellt.

Trotz der beschriebenen Probleme werden verwaltungsseitig auch nicht zu vernachlässigende Vorteile in Bezug auf das gegenwärtige Vorgehen gesehen. Vorteilhaft ist in erster Linie, dass die politischen Entscheidungsträger zu jedem Zeitpunkt mit eingebunden sind und einen umfassenden Überblick über die aktuelle Kostenentwicklung haben. Gleichwohl wird verwaltungsseitig auch registriert, dass es mitunter wenig zufriedenstellend sein kann, wenn um Entscheidung gebeten wird, wo es faktisch keinen Entscheidungsspielraum gibt.

Unter Würdigung der o.g. Vor- und Nachteile des bisherigen Vorgehens ist es also angezeigt sich gemeinschaftlich auf ein Verfahren zu einigen, welches die politischen Entscheidungsträger in gewohnter Weise informiert und gleichzeigt den beschriebenen, signifikanten Mehraufwand vermeidet. Um die Mitglieder des Rates und der jeweiligen Ausschüsse weiterhin entsprechend zu informieren und um gleichzeitig den beschriebenen Mehraufwand zu vermeiden, wird in Anlehnung an die Empfehlungen des Städte- und Gemeindebund NRW sowie in Anlehnung an das Vorgehen in zahlreichen Nachbarkommunen der o. g. Beschlussvorschlag unterbreitet.

Verwaltungsseitig wird vorgeschlagen, erteilte Aufträge dem zuständigen Ausschuss oder dem Rat in Form einer Mitteilungsvorlage als Tabelle (Muster s. Anlage) im nicht öffentlichen Teil zur Verfügung zu stellen.

Auf ein in § 10 der ZustV verankertes Rückholrecht des Rates im Einzelfall wird

verwiesen.

Im Auftrag

Stefan Holthausen                                                                         Marion Dirks

Fachbereichsleiter                                                                         Bürgermeisterin

Über-/außerplanmäßige Ausgabe in Höhe von Euro:                                                                                       

Finanzierungs-/Deckungsvorschlag:

Anlagen:

Muster einer Mitteilungsvorlage