Sachverhalt:
Der Prüfbericht der Gemeindeprüfungsanstalt über die überörtliche Prüfung der Stadt Billerbeck wurde in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vorgestelllt. Es wurde beschlossen, dass über die einzelnen Empfehlungen in den jeweils zuständigen Ausschüssen beraten werden solle.
Die Empfehlungen, die den Stadtentwicklungs- und Bauausschuss in seinem Zuständigkeitsbereich betreffen, sind nachfolgend aufgelistet und um eine Stellungnahme der Verwaltung ergänzt worden.
Empfehlung 30 - Seite Ba – 21
Die Bekanntmachungen der öffentlichen Ausschreibungen sollten künftig die gemäß VOB erforderlichen Angaben enthalten
Empfehlung 31 - Seite Ba – 22
Wir empfehlen, die kompletten einheitlichen Verdingungsmuster und Formblätter nach dem kommunalen Vergabehandbuch zu benutzen. Auf diese Weise erfolgt die Gestaltung aller Bauverträge (dann) nach einem einheitlichen Vertragsmuster. Sowohl die Transparenz der Vertragsinhalte als auch die Einheitlichkeit der vertraglichen Regelungen werden so sichergestellt.
Empfehlung 32 - Seite Ba – 23
Die Inhalte der Vergabevorschläge sind mit den Forderungen des § 30 VOB/A abzugleichen. Die technische und wirtschaftliche Prüfung ist im Vergabevermerk ausführlich zu dokumentieren. Der Verlauf des Vergabeverfahrens sowie eventuelle Abweichungen sind ausführlich darzulegen. Auf die Verwendung der Formblätter K-EFB Verg (1-8) sowie K-EFB (1-4) wird hingewiesen.
Empfehlung 33 - Seite Ba – 27
Es sollte künftig darauf geachtet werden, dass die Bauverträge keine Bedingungen enthalten, die die Regelungen der Verdingungsordnung für Bauleistungen abändern.
Erläuterung zu den
Empfehlungen 31 bis 33
Verwaltungsseitig wurde das unter Empfehlung 31 angesprochene kommunale Vergabehandbuch beschafft. Das Vergabeverfahren erfolgt unmittelbar oder ggf. geringfügig angepasst nach den Empfehlungen des Handbuches.
Empfehlung 34 - Seite Ba – 27
Wir empfehlen, ab einer Auftragssumme von 50.000 Euro vor Auftragsvergabe von dem künftigen Auftragnehmer die Angebotskalkulation – die sog. Urkalkulation - in verschlossener Form anzufordern. Diese ist äußerst wichtig für die Preisprüfung von (in der Praxis nicht unüblichen) Nachträgen, von daher sollte auf diese Forderung nicht verzichtet werden.
Erläuterung
Bisher wurden die Urkalkulationen nur in Einzelfällen angefordert, insbesondere wenn der Unternehmer ein sehr günstiges Angebot abgegeben hatte. In Zukunft wird von dieser Möglichkeit vermehrt Gebrauch gemacht.
Empfehlung 35 - Seite Ba – 30
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck, besonderen Wert auf die Qualität von Ausschreibungen zu legen. Abweichungen zwischen ausgeschriebenen und ausgeführten Leistungen können minimiert werden, indem die Ausschreibung erst auf den Markt gebracht wird, wenn eine bestimmte Planungsreife erreicht ist. Im Sinne eines Controllings sollte baubegleitend ein hausinterner Vergleich zwischen ausgeschriebenen und abgerechneten Mengen – ggf. mit Ursachenforschung - durchgeführt werden.
Empfehlung 36 - Seite Ba – 32
Aus Gründen der Kostentransparenz und Nachvollziehbarkeit sowie zur Korruptionsprävention empfehlen wir der Stadt Billerbeck, Nachträge ausführlich zu begründen und schriftlich zu beauftragen sowie die preisliche Prüfung zu dokumentieren.
Empfehlung 37 - Seite Ba – 32
Abnahmeprotokolle sollten grundsätzlich angefertigt werden, um den rechtlich bedeutenden Schritt der Abnahme - vor allem hinsichtlich der Mängelansprüche – bei eventuell nachträglich auftretenden Problemen einwandfrei nachvollziehen zu können.
Empfehlung 38 - Seite Ba – 45
Die Vorbereitung der Ausschreibung sollte künftig sorgfältiger und erst nach weitestgehendem Abschluss der Ausführungsplanung erfolgen.
Weiterhin empfehlen wir der Stadt Billerbeck, zukünftig die Auftragsüberschreitungen und Nachträge baubegleitend zu dokumentieren und vertiefend zu analysieren. Diese Daten sollten innerhalb der Bauabteilung zugänglich gemacht und ausgewertet werden, um vergleichbare bzw. ähnliche Nachträge bei künftigen Ausschreibungen vermeiden zu können.
Erläuterung zu den
Empfehlungen 35 bis 38
Im Rahmen der Prüfung wurden fast ausschließlich Gewerke geprüft, die in Eigenregie der Stadt geplant und überwacht wurden. Insbesondere im Bereich der offenen Ganztagsgrundschule war ein großer Zeitdruck vorhanden, da ab der Mittelzusage bis zur Inbetriebnahme nur wenige Monate für den umfangreichen Umbau zur Verfügung standen. Die Maßnahme des Durchbaus eines 100 Jahre alten Gebäudes birgt erhebliche Unwägbarkeiten. Aus beiden Gründen ergaben sich gegenüber den Ausschreibungen im Rahmen der Ausführung der Bauarbeiten nicht berücksichtigte bzw. bei der Ausschreibung nicht erkennbare zusätzliche Arbeiten, die zu Kostenüberschreitungen führten. Der erhebliche Zeitdruck führte auch dazu, dass einige Auftragsüberschreitungen und Nachträge nicht so umfassend dokumentiert wurden, wie es sein sollte. Abnahmen sind selbstverständlich in jedem Falle erfolgt, allerdings nicht in förmlichen Protokollen festgehalten worden. Dabei wurden selbstverständlich Mängel gleichwohl beanstandet und beseitigt bevor dem Unternehmer die geprüfte Schlussrechnungssumme überwiesen wurde. Die Gewährleistung beginnt normalerweise mit der Abnahme der Leistungen, in den vg. Fällen allerdings dann erst mit der Anerkennung der Schlussrechnung als förmlicher Akt der Anerkennung der erbrachten Leistungen.
Bei Maßnahmen, die von beauftragten Ingenieurbüros erbracht wurden, wurden Abnahmen grundsätzlich in einem Abnahmeprotokoll festgehalten. Bei eigenen Maßnahmen ist dieses inzwischen auch grundsätzlich der Fall.
Empfehlung 42 - Seite Gw – 14
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck, eine mehrjährige Prioritätenliste für ihre Gebäude aufzustellen.
Erläuterung
Eine Liste dringender Maßnahmen wurde bereits im letzten Jahr erstellt und die Prioritäten für dieses Jahr wurden festgelegt. Die Liste wird in Zukunft fortgeschrieben und Prioritäten werden festgesetzt.
i. A.
Gerd Mollenhauer Marion Dirks
Fachbereichsleiter Bürgermeisterin
Bezug: Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 19. April 2007,
TOP 1 ö. S.
Höhe der tatsächl./voraussichtlichen Kosten: -,---