Sachverhalt:
Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 19.04.2007 beschlossen, dass die von der Gemeindeprüfungsanstalt im Rahmen der überörtlichen Prüfung gegebenen Empfehlungen an die zuständigen Fachausschüsse zur Beratung verwiesen werden.
Nachstehend sind die einzelnen Empfehlungen, die den Haupt- und Finanzausschuss betreffen, aufgeführt. Sie wurden verwaltungsseitig durch Erläuterungen/ Stellungnahmen ergänzt.
Empfehlung 1 - Seite Fi – 8
Die Stadt muss auch bei den Pflichtaufgaben Optimierungspotenziale suchen und erschließen, indem sie bestehende Standards auf den Prüfstand stellt. Sie kann nicht alleine darauf vertrauen, dass die Einnahmesituation sich bessert und damit die strukturellen Herausforderungen beseitigt.
Erläuterungen:
Im Rahmen der Haushaltssicherungsmaßnahmen erfolgt seit Jahren die Absenkung von Standards auch im Bereich der Pflichtaufgaben.
Zust. Fachbereich: Zuständiger Ausschuss: 20 Finanzen HFA
und Betriebsausschuss
Empfehlung 2 - Seite Fi - 10
Eine Kapitalrückführung an den städtischen Haushalt sollte ausschließlich zur Entschuldung des Kernhaushaltes und zur Vermeidung einer Nettoneuverschuldung Verwendung finden.
Erläuterungen:
Soweit ein genehmigungsfähiges HSK aufgestellt werden kann, sollte hierauf vorerst verzichtet werden. Wichtig ist hierbei, dass die anstehenden Investitionen keine Nettoneuverschuldung im Kernhaushalt verursachen.
Zust. Fachbereich: Zuständiger Ausschuss: 20 Finanzen HFA
und Betriebsausschuss
Empfehlung 3 - Seite Fi - 10
Wir empfehlen, mit Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements - NKF“ zum 1. Januar 2008 eine Auflösung des Abwasserbetriebes vorzusehen und die Aufgabe im Kernhaushalt darzustellen. Durch eintretende Synergieeffekte lassen sich Ausgaben senken.
Erläuterungen:
Entgegen der Auffassung des Betriebsleiters wird diese
Auffassung der GPA NRW verwaltungsseitig geteilt. Hierzu erfolgte vor Abfassung
des endgültigen Prüfungsberichtes der Prüfungsanstalt bereits eine Vorlage im
HFA am 7.11.2006. Die Verwaltung erhielt den Auftrag, die finanziellen und
rechtlichen Auswirkungen zu prüfen und in einer Sitzung des Haupt- und
Finanzausschusses vorzutragen. Nach Abstimmung mit der Betriebsleitung soll ein
umfassender Bericht in einer der nächsten HFA-Sitzungen erfolgen.
Empfehlung 4 - Seite Fi - 11
Trotz der positiven Einnahmeerwartungen für die nächsten Jahre empfehlen wir, die schon heute bekannten Risiken auf der Ausgabenseite stärker in den Fokus zu rücken.
Erläuterungen:
Durch das HSK wurde diese Empfehlung weitestgehend berücksichtigt.
Empfehlung 5 - Seite Fi - 17
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck, zukünftig im Rahmen der Gebührenkalkulationen die kalkulatorischen Abschreibungen auf der Basis von Wiederbeschaffungszeitwerten zu berechnen. Dies bedeutet auch eine logische Umsetzung der NKF-Philosophie.
Erläuterungen:
Nach Abstimmung mit der Betriebsleitung ist derzeit eine Abschreibung nach dem Widerbeschaffungszeitwert nicht angezeigt, weil sie zu Gebührenerhöhungen führt.
Empfehlung 6 - Seite Fi - 18
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck, auf die Berücksichtigung eines öffentlichen Grünanteils (20 Prozent – 30.000 Euro) zu verzichten, weil hierfür tatsächlich keine Notwendigkeit besteht. Dieses sollte bei der nächsten Festsetzung der Friedhofsgebühren berücksichtigt werden.
Erläuterungen:
keine
Empfehlung 7 - Seite Fi - 19
Die Stadt Billerbeck sollte untersuchen, ob und in welchem Umfang überörtliche Straßenbaulastträger die gemeindliche Kanalisation in Anspruch nehmen und diese als Gebührenschuldner in Anspruch genommen werden können.
Die vertragliche Regelung aus dem Jahre 1977 sollte auf ihre Rechtswirksamkeit geprüft werden, zumal sich aufgrund verschärfter Vorschriften für die Abwasseraufbereitung wesentliche Beurteilungsmaßstäbe verändert haben.
Erläuterungen:
Im Rahmen der Prüfung wurde die Straßenentwässerung klassifizierter Straßen über die gemeindliche Kanalisation erörtert. Es war üblich, dass bei Straßenbaumaßnahmen an Landesstraßen in Ortslagen eine Vereinbarung geschlossen wurde, nach der die Gemeinden die Herstellung der Gehwege, der Beleuchtung und auch der Ableitung des Niederschlagswassers von den Straßen übernahmen. Die letzte Vereinbarung betraf die Straßenbaumaßnahme Holthauser Straße/Münsterstraße/Nottulner Straße, die 1977 getroffen und in den Folgejahren umgesetzt wurde.
Verwaltungsseitig ist vorgesehen, diese Frage auch bezüglich anderer früherer Straßenbaumaßnahmen zu untersuchen und die Rechtsfragen mit dem Städte- und Gemeindebund zu erörtern.
Empfehlung 8 - Seite Fi - 20
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck, für die Nutzung von städtischen Einrichtungen grundsätzlich Entgelte zu erheben. Ausnahmen sollten nur auf einen kleinen Nutzerkreis (z.B. Schwerbehinderte) beschränkt werden.
Erläuterungen:
Es gibt bereits eine Regelung bezüglich Nutzungsentgelt für Sporthallen und andere städt. Räume.
Empfehlung 9 - Seite Fi – 23
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck, zu erwartende höhere Steuereinnahmen nicht für zusätzliche Ausgaben einzuplanen, sondern für einen zügigen und nachhaltigen Haushaltsausgleich einzusetzen. Zusätzliche Verpflichtungen sollten nicht vor Abschluss der Haushaltskonsolidierungen eingegangen werden.
Erläuterungen:
Dies versteht sich nach dem HSK von selbst. Beispiel: Im Haushaltjahr 2006 erfolgte ein zusätzlicher Abbau des Altfehlbetrages 2005 von 1.214.000 € auf 609.000 €, mithin um 605.000 €, aus Steuermehreinnahmen bei gleichzeitigen Minderausgaben.
Empfehlung 10 - Seite Fi – 25
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck auf Kreisebene einen Vergleich zu initiieren, um Erkenntnisse darüber zu gewinnen, in welchem Verhältnis der Bestand der angemeldeten Hunde zur Einwohnerzahl steht. Da die regionalen Besonderheiten vergleichbar sind, ließen sich durch einen Vergleich Erkenntnisse gewinnen, ob eine Hundebestandsaufnahme Erfolg versprechend ist.
Erläuterungen:
Ein aktueller Vergleich zwischen den Gemeinden Havixbeck, Rosendahl und Billerbeck, die in etwa gleich einwohnerstark sind, hat ergeben, dass die Anzahl der in Billerbeck angemeldeten Hunde am höchsten ist. Einen Vorschlag zur Durchführung einer Hundezählung durch ein spezielles Unternehmen hatte der HFA in seiner Sitzung am 12. Sept. 2000 ausgesetzt und die Verwaltung mit einer schriftlichen Anmeldeaufforderung beauftragt.
Empfehlung 11 - Seite Fi – 32
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck, die bereits im Fachbereich begonnenen Überlegungen zu konkretisieren und zu prüfen, ob durch eine geänderte Organisation der Schülerbeförderung für den kommunalen Haushalt ein Konsolidierungsbeitrag entstehen kann.
Erläuterungen:
Die Thematik wird im Jahr 2008 aufgearbeitet.
Empfehlung 12 - Seite De – 2
Wir empfehlen, dass die demografische Entwicklung in Billerbeck dauerhaft thematisiert wird. Die in den Fachbereichen vorhandenen Teilinformationen sollten zentral und zeitnah für vertiefte Analysen zusammengeführt und weiterentwickelt werden. Mittelfristig sollte für Billerbeck ein Stadtentwicklungskonzept aufgestellt werden.
Erläuterungen:
keine
Empfehlung 13 - Seite Pe – 5
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck, die Stellen und die Personalausgaben verursachungsgerecht bei den Unterabschnitten zu veranschlagen.
Erläuterungen:
Durch die Einführung des Produkthaushaltes im Zuge der NKF-Umstellung wird eine entsprechende Umstellung erfolgen.
Empfehlung 14 - Seite Pe – 6
Die Stadt Billerbeck sollte für eine effektive Leistungs- und Finanzsteuerung systematisch Daten erheben, die eine Grundlage für die Bildung steuerungsrelevanter Kennzahlen sind.
Erläuterungen:
Eine zusätzliche Datenerhebung erfolgt im Zuge der NKF-Umstellung.
Empfehlung 15 - Seite Pe – 17
Es sollte geprüft werden, ob die steuerungsrelevanten Serviceeinheiten Personal, Organisation und Finanzen in einen Fachbereich zusammengeführt werden können.
Erläuterungen:
keine
Zust. Fachbereich: Zuständiger Ausschuss: 20 Finanzen HFA
Empfehlung 16 - Seite Pe – 18
Die im Rahmen des NKF erfolgende Produktbildung sollte mit aufgabenkritischem Untersuchungsansatz aus organisatorischer Sicht flankiert werden. Es sollten weitere Perspektiven und Potenziale für Aufgabenbündelungen und Optimierung von Abläufen im gesamten Dienstleistungsspektrum entwickelt werden. Diese könnten genutzt werden, um auch zukünftig die Aufgaben mit weniger Personal wahrzunehmen.
Erläuterungen:
Die Produkte für das NKF wurden in der Sitzung des HFA am 11.6.2007 vorgestellt. Bei der Bildung wurde dem Ziel der Zusammenlegung von Aufgaben- und Finanzverantwortung besondere Aufmerksamkeit gewidmet.
Empfehlung 17 - Seite Pe – 20
Zusätzlich zur aufgabenkritischen Betrachtung aller Dienstleistungsfelder sollte zukünftig kontinuierlich auch der demografische Wandel und dessen Folgewirkung in die Stellenplanung mit einbezogen werden. Die Dienstleistungsspektren sollten sich zukunftsorientiert auch dem bevorstehenden Altersgruppenwandel anpassen.
Neuer Stellenbedarf sollte daher konsequent an den demografischen Prognosen ausgerichtet werden. Unter Umständen bietet es sich an, zeitliche Befristungen neuen Dauerbeschäftigungsverhältnissen vorzuziehen.
Erläuterungen:
Aufgrund der vorliegenden Bevölkerungsprognosen ist von mindestens gleich bleibenden Bevölkerungszahlen auszugehen. Eine Reduzierung des Stellenbedarfs lässt sich hieraus nicht ableiten. Die Dienstleistungsspektren unterlagen auch in der Vergangenheit bereits einer ständigen Anpassung.
Empfehlung 18 - Seite Pe – 20
Die Stadt Billerbeck sollte auch zukünftig diesen Weg weiter beschreiten und denkbare Kooperationspotenziale (insbesondere mit Blick auf die unmittelbaren kommunalen Nachbarn) prüfen.
Erläuterungen:
Ist fest im Verwaltungshandeln verankert. Als Beispiel können gemeinsame Ausschreibungen und Anschaffungen genannt werden.
Empfehlung 19 - Seite Pe – 21
Zur Erschließung weiterer Rationalisierungspotenziale sollte konsequent an unterstützenden IT-Optimierungen gearbeitet werden.
Erläuterungen:
Wurde in der Vergangenheit bereits so praktiziert und auch zukünftig beachtet.
Empfehlung 20 - Seite Pe – 39
Angesichts der Tatsache, dass in den nächsten zehn bis fünfzehn Jahren mehr als ein Drittel der Beschäftigten die Altersgrenze erreichen wird, empfehlen wir, Datenmaterial über die vorhersehbaren Veränderungen im Personalkörper kontinuierlich aufzubereiten und langfristige Planungen zu entwickeln.
Erläuterungen:
Bei der Stadt Billerbeck werden konsequent Nachwuchskräfte ausgebildet. In Teilen bereits über Bedarf.
Empfehlung 21 - Seite Pe – 44
Auch in Kenntnis der relativ kleinen Verwaltung regen wir zur Erstellung eines Personalentwicklungskonzepts an. Die vorstehend aufgeführten Aspekte könnten Zug um Zug entwickelt und fortgeschrieben werden.
Erläuterungen:
Es liegt in der Organisationshoheit der Bürgermeisterin, ein solches Personalentwicklungskonzept zu entwickeln. Auf Grund der überschaubaren Größe der Verwaltung wird davon abgesehen werden können, dieses schriftlich zu fixieren.
Empfehlung 22 - Seite Pe – 48
Parallel zur Neuorganisation der Verwaltung könnten die derzeitigen Ausschusszuständigkeiten in sachlicher Zuordnung neu gebündelt und somit gfls. die Zahl der notwendigen Ausschüsse reduziert werden.
Erläuterungen:
keine
Empfehlung 23 - Seite Pe – 48
Es sollte geprüft werden, ob nicht durch ein strafferes Sitzungsmanagement die Sitzungsfrequenz verringert werden könnte.
Erläuterungen:
keine
Empfehlung 24 - Seite Pe – 49
Selbst wenn in diesem Bereich örtlichen Besonderheiten Rechnung getragen werden muss und das Prinzip der kommunalen Selbstverwaltung nicht in seiner Funktion eingeschränkt werden soll, sollte im Sinne der Haushaltskonsolidierung auch dieses Themenfeld aufgabenkritisch beleuchtet werden.
Erläuterungen:
keine
Empfehlung 25 - Seite Ba – 7
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck, die vorhandenen Regelungen, wie z. B. bezüglich der Annahme von Belohnungen und Geschenken, sowie die nachfolgenden Anmerkungen in einer formellen Dienstanweisung „Korruptionsprävention“ zu bündeln.
Erläuterungen:
Eine formelle Dienstanweisung „Korruptionsbekämpfung“ wird erstellt.
Empfehlung 26 - Seite Ba – 9
Damit die Stadt Billerbeck ihr individuelles Korruptionspotenzial und -risiko (mit den nötigen Folgemaßnahmen) realistisch einschätzen kann, empfehlen wir die Erstellung einer Schwachstellenanalyse
Erläuterungen:
Geschieht bereits.
Empfehlung 27 - Seite Ba – 11
Wir empfehlen der Stadt Billerbeck zu prüfen, ob eine zentrale Vergabestelle eingerichtet werden kann oder ob die Aufgaben der vorhandenen zentralen Submissionsstelle entsprechend erweitert werden können.
Erläuterungen:
Durch eine neue Dienstanweisung über das Vergabewesen wurden die Zuständigkeiten der Submissionsstelle und der Vergabestellen neu geregelt. Die neuen Wertgrenzen für die verschiedenen Submissions- bzw. Vergabearten wurden in der HFA-Sitzung am 24.04.2007 beraten und beschlossen.
Empfehlung 28 - Seite Ba – 13
Die Stadt Billerbeck sollte in der Dienstanweisung die Ausnahmeregelung hinsichtlich des Abwasserbetriebes aufheben.
Erläuterungen:
Ist ebenfalls in der neuen Dienstanweisung über das Vergabewesen neu geregelt.
Empfehlung 29 - Seite Ba – 18
Aus Gründen der Korruptionsprävention sollten unter keinen Umständen auf die Plausibilitätsprüfung verzichtet werden.
Erläuterungen:
Die Verhandlungsleiter für die Submissionen wurden auf die Erfordernisse der Plausibilitätsprüfung besonders hingewiesen. Zusätzliche Regelungen wurden in die Dienstanweisung aufgenommen.
Empfehlung 39 - Seite Ba – 48
Zur künftigen Perforierung der Angebote sollte eine geeignete Stanze mit einem hochwertigeren Lochsystem (z. B. Submissionsdatum) angeschafft werden. Die Aufbewahrung sollte dergestalt erfolgen, dass ein Zugriff unberechtigter Dritter zu jeder Zeit auszuschließen ist (Panzerschrank o. ä.).
Des Weiteren sollten die Seiten der Angebotsunterlagen immer fest miteinander verbunden und durchgehend nummeriert werden.
Die rechnerische Prüfung der Angebote sollte durch die Zentrale Submissionsstelle / Vergabestelle erfolgen.
Erläuterungen:
Dieses wurde bereits im Rat erläutert. Es wird kein weiterer Handlungsbedarf gesehen.
Empfehlung 40 - Seite Gw – 7
Im Rahmen der organisatorischen Möglichkeiten sollte die Bildung eines ganzheitlichen Gebäudemanagements angestrebt werden.
Erläuterungen:
Die in der Sitzung des HFA am 11.6.2007 vorgestellten Produkte für das NKF sehen ein zentrales Gebäudemanagement vor.
Empfehlung 41 - Seite Gw – 9
Wir empfehlen, die Steuerung der Hausmeisterdienste und der gesamten Gebäudereinigung organisatorisch zu bündeln. So können bedeutende Synergie- und Einspareffekte sowie eine nachhaltige Qualitätssicherung erreicht werden.
Erläuterungen:
Bereits heute vertreten sich die Hausmeister gegenseitig. Einsparungspotenziale wie die Besetzung der Hausmeisterstelle der Ludgeri-Grundschule werden ausgeschöpft.
Empfehlung 43 - Seite Gw – 14
Eine umgehende Erfassung mit Bewertung des Hochbauvermögens – wie sie ohnehin als NKF-Vorbereitung notwendig ist – sollte forciert werden, um so eine zusätzliche wesentliche Entscheidungsgrundlage zu erhalten und den Unterhaltungsbedarf auch auf der Basis kaufmännischer Daten beurteilen zu können
Erläuterungen:
Im Zuge der NKF-Einführung und der damit verbundenen
Bewertung wird an diesem Thema zur Zeit gearbeitet
Zust. Fachbereich: Zuständiger Ausschuss: 10 Zentrale Dienste HFA
.
Empfehlung 44 - Seite Gw – 21
Die Stadt Billerbeck sollte aufgrund der angespannten Haushaltssituation die Eigenreinigung komplett aufgeben.
Erläuterungen:
Es wird bereits heute so verfahren. Allerdings gibt es bestehende unbefristete Arbeitsverträge, die nicht in Frage gestellt werden. Von betriebsbedingten Kündigungen wird abgesehen.
Empfehlung 45 - Seite Gw – 9
Wir empfehlen, die Reinigungsstandards in der Grundschule zu reduzieren.
Erläuterungen:
keine
Empfehlung 46 - Seite Gw – 25
Vor diesem Hintergrund sollte mittel- bis langfristig die hausmeisterliche Betreuung der Schulen optimiert werden. Durch Zusammenlegungen können mittel- bis langfristig Stellen im Hausmeisterdienst abgebaut werden.
Erläuterungen:
Eine weitere Reduzierung der Anzahl ist aus Sicht der Verwaltung zur Zeit nicht möglich.
Empfehlung 47 - Seite Gw – 26
Die Hausmeister sollten zum Immobilienbetreuer fortgebildet und qualifiziert werden, um den immer notwendiger werdenden haustechnischen Dienst, der die Unterhaltungsmaßnahmen und das Energiemanagement mit einschließt, verantwortlich ausführen zu können.
Erläuterungen:
Es finden regelmäßig Fortbildungen und Fachgespräche statt.
Die vorgenannten Empfehlungen stehen im Ausschuss zur Beratung an.
I. A. I. A.
Peter Melzner Hubertus Messing Marion Dirks
Fachbereichsleiter Fachbereichsleiter Bürgermeisterin